CASO DE ÉXITO: REDUCIENDO RIESGOS DE OPERACIÓN EN EL SECTOR EXTRACTIVO

A principios de 2018, empezamos  a trabajar con una de las empresas más grandes de Colombia (Fortune 500) para cerrar la brecha entre las observaciones de campo en las oficinas regionales y la toma de decisiones estratégicas en la oficina central. 

Los Desafíos

La compañía estaba enfrentando diferentes desafíos:

• Débil comunicación entre las áreas y las oficinas en terreno lo que significaba que nadie tenía la información y las herramientas necesarias para obtener una vista de 360 grados de los territorios de operación.
• Retrasos en el procesamiento y análisis de la información sobre las necesidades críticas de los grupos de interés con los que debía relacionarse.
• Repositorios de datos rígidos que inhibían el acceso y el fácil uso de los datos para una mejor toma de decisiones.
• Falta de capacidades analíticas para pronosticar y prevenir riesgos operacionales derivados de variables sociopolíticas.

En general, esta organización tenía un fuerte deseo de crear capacidad para realizar análisis contextuales basados en datos y así: incentivar la colaboración entre áreas, fortalecer su presencia en terreno y las relaciones con los grupos de interés de la comunidad local, predecir mejor los riesgos y responder de manera más inteligente a las crisis.

Nuestra solución

Junto con nuestro socio local en Colombia, TRUST Consultores, y el propio cliente, desarrollamos el Sistema de Monitoreo de Entorno (CMS, por sus siglas en inglés) para centralizar la información relevante (de la organización y de fuentes abiertas) y crear capacidades analíticas para actuar sobre eventos del contexto en tiempo real.

El SME, como solución de conocimiento, incluía dos componentes: tecnológico y analítico. Desde el punto de vista tecnológico, nuestra solución ofrece monitoreo en tiempo real de temas de relevancia estratégica para la organización, clave para garantizar la viabilidad y sostenibilidad de sus operaciones locales a largo plazo.

AKTEK iO permite a la empresa visualizar a las partes interesadas en redes visuales (mapas de actores) que pueden filtrarse por territorio y temas de interés, así como georreferenciar activos clave de la empresa, variables socioeconómicas y preocupaciones ambientales (áreas protegidas, parques nacionales, etc.) en un solo lugar para facilitar la creación de capacidad analítica con el acompañamiento de nuestro socio local.

El hecho de que toda la información se centralice bajo una misma estructura, facilita su acceso y búsqueda, protegiendo la memoria de la organización de la rotación de personal, asegurando que la organización pueda responder rápidamente a las crisis, aprendiendo del pasado y evitando que  hechos similares vuelvan a ocurrir en el futuro .

En el 2019, luego de varias sesiones de capacitación en el uso de nuestra tecnología a profesionales de inteligencia de negocio, desarrollo sostenible y Responsabilidad Social Empresarial (RSE) a lo largo del país y de la alimentación del SME con información de diferentes fuentes, tanto propias como públicas, se logró consolidar un robusto sistema para procesar más de 520 capas de información georeferenciada,  mapear alrededor de 2,000 actores relevantes y monitorear más de tres millones de menciones en medios de comunicación para hacer seguimiento a las preocupaciones tácticas y estratégicas del entorno operativo de la organización.

Recientemente, como parte de una estrategia de apropiación interna, nuestro cliente puso en práctica las habilidades adquiridas, utilizando el SME para el análisis exhaustivo de estudios de caso relevantes, como las elecciones regionales de octubre 2019 o las nuevas campañas de exploración, para proporcionar datos y análisis de alta calidad a los equipos involucrados facilitando así una mejor comprensión de la posición de la empresa ante diversos escenarios.

El fortalecimiento de capacidades análiticas más la apropiación fueron la base para que nuestro cliente, de la mano de sus profesionales a nivel regional, ampliara el alcance del conocimiento transferido al aplicarlo en casos de alto interés para la organización en cada territorio. De esta manera, se construyeron nuevos mapas de actores y geo-referenciados que los analistas locales crearon de acuerdo con sus necesidades.

Finalmente, el análisis y prospectiva por medio del uso del SME también se aplicó a otros temas críticos o áreas de la organización como: las movilizaciones sociales en Colombia, seguimiento del área de comunicaciones y análisis de viabilidad ambiental. Quienes han liderado estos procesos se han beneficiado de este repositorio de información actualizado, monitoreo constante y metodologías de análisis. 

Resultados

• Fortalecimiento de capacidades analíticas para comprender el contexto local y las percepciones públicas sobre temas de importancia estratégica y operativa.
• Mejor comprensión compartida de las dinámicas existentes entre grupos de interés (stakeholders), sus intereses y los de la empresa.
• Más del 70% de los usuarios utilizan el SME para realizar lecturas rápidas de contexto y la toma rápida de decisiones informadas.
• Capacidad para adaptar la comunicación estratégica organizacional y en consecuencia la estrategia de gestión del entorno.
• Progreso hacia una cultura organizacional basada en datos, centralizando la información relevante para los tomadores de decisiones con tecnología.
• 93% de los usuarios recomiendan la utilización del SME.
  
  

Desde ese entonces, nuestro cliente ha extendido los servicios tecnológicos que recibe de nosotros, a otras áreas del negocio; adquiriendo +300 horas de desarrollo y procesamiento para personalizar su SME y aumentando el tamaño de su paquete de menciones para el monitoreo de redes sociales en un 25%. Durante estos años de trabajo conjunto, el uso de AKTEK iO ha incentivado indirectamente un cambio cultural dentro de la organización, promoviendo el uso de sistemas de gestión de información para la anticipación, el análisis y la toma de decisiones informada.