Todo lo que Necesita Saber Sobre un Enfoque Moderno de Gestión de Datos

Un enfoque moderno de gestión de datos puede permitir a las organizaciones tomar mejores decisiones y obtener las capacidades necesarias para abordar los desafíos operativos actuales. En este blog, discutiremos qué implica modernizar su gestión de datos y cuáles son algunas de las  mejores prácticas para hacerlo.

En 2022, el 90% de las estrategias corporativas mencionarán explícitamente a la información como un activo empresarial crítico y la analítica como una competencia esencial.

¿Qué es un enfoque moderno de gestión de datos?

En la economía del saber actual, muchas organizaciones entienden que la información y los datos son de sus activos más importantes y fundamentales para ser competitivas. Es por esto que procesarlos demasiado tarde o de manera incorrecta, o ver su seguridad comprometida puede ser desastroso para la organización. Al igual que cualquier otro activo, la información debe ser gestionada con cuidado. 

La gestión de datos consiste en administrar la forma en que se recogen, almacenan, protegen y procesan los datos para optimizar las operaciones y ayudar a la toma de decisiones. A medida que el volumen de datos generados y procesados por las organizaciones sigue creciendo, nuestros enfoques en la gestión de información han tenido que adaptarse. 

En pocas palabras, modernizar la gestión de datos se refiere a todas las prácticas que ayudan a las empresas a enfrentar los retos relacionados con la información que se presentan día a día, o aquellas que les ayudan a  prepararse para el futuro.

Características de una gestión de datos moderna

La gestión de datos moderna tiene los siguientes rasgos y características:

• Orientada al usuario: recoger datos solo por recogerlos aporta poco valor. La estrategia de recolección de datos debe reflejar los objetivos de la organización y estar dirigida por los propios usuarios de la empresa y no por el departamento de TI. Los sistemas deben reflejar las necesidades de los usuarios a los que sirven, los cuales provienen de diferentes equipos con diferentes funciones. Es por esto, que su sistema de gestión de datos y sus enfoques deben ofrecer procesos diferentes para los distintos usuarios.
• Seguro: a medida que la información se digitaliza cada vez más, los riesgos de tener datos robados o filtrados son indudablemente mayores. Un enfoque moderno de gestión de datos sitúa la seguridad en primer plano, no solo en términos de ciberseguridad a nivel de infraestructura o software, sino también de modelos de gobernanza de datos que garanticen que sólo los usuarios que necesitan determinados datos para desempeñar sus funciones tengan acceso a estos.
• Flexible: las organizaciones tienen que ser flexibles para seguir siendo relevantes y competitivas en el mundo actual, esto no solo se aplica a sus propuestas de valor en el mercado, sino también a sus sistemas y procedimientos internos. Si cualquier cambio en la estrategia empresarial implica incurrir en gastos considerables de recursos y tiempo para poder realizar cambios en los sistemas de gestión de datos, la capacidad de ser ágiles se verá muy limitada.
  
  

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• Centralizado: según el pensamiento moderno de gestión de información, los silos de datos deberían ser cosa del pasado. Los sistemas desconectados no solo generan duplicidad, sino que también confunden y ralentizan la capacidad de una organización para tener una única versión de la verdad, lo que puede afectar drásticamente su capacidad para responder a los retos y prevenir los problemas.
• Nativo de la Nube: los datos deben ser accesibles independientemente de dónde se encuentren las personas que los necesitan en el momento que tienen que tomar una decisión. Siempre que se tenga en cuenta la seguridad, las organizaciones modernas deben entregar los datos en cualquier lugar en donde se necesiten. Las soluciones nativas de la nube no solo permiten esto, sino que son fácilmente escalables sin bloqueos o retrasos significativos del hardware.
• Optimización de costos: utilizar técnicas de optimización de costos en un programa moderno de gestión de datos es crucial para reducir gastos, maximizar el valor empresarial y aumentar la eficiencia operativa de todas las iniciativas de gestión de datos.

Las mejores prácticas para lograr una gestión de datos moderna

Para lograr una gestión de datos moderna en su organización, recomendamos las siguientes diez mejores prácticas:

• Definir los objetivos
  
  ¿Qué queremos conseguir? Antes de invertir en un sistema que respalde esas ambiciones, hay que tener muy claro cuáles son nuestras aspiraciones con respecto a los datos. ¿Qué parámetros queremos maximizar o minimizar? ¿Cómo queremos medirlos? ¿Qué tipo de análisis nos ayudaría a perfeccionar nuestro enfoque a largo plazo? ¿Qué tipo de procesos queremos digitalizar y por qué?
• Empezar de forma sencilla e ir aumentando

Invertir en un nuevo sistema de gestión de datos puede resultar desalentador al principio. ¿Por dónde empezar? Le recomendamos que empiece por los casos de uso que tenga claros y que a partir de ahí, vaya añadiendo más equipos, funciones, procesos y métricas. Un sistema moderno debería permitirle construir con el tiempo e iterar fácilmente sin generar costos adicionales. 

• No escatime esfuerzos en metadata

A medida que desarrolle arquitecturas de datos para su equipo y sus casos de uso, es una buena idea invertir en convenciones de nomenclatura claras para las carpetas y las tablas de datos, identificadores únicos para los registros de datos (por ejemplo, 1, 2, 3 frente a IR1, IR2, IR3 para los reportes de incidentes), así como descripciones para sus tablas y campos de datos. Esto garantizará una documentación clara para un sistema más sostenible que pueda seguir funcionando bien a pesar de los cambios en los recursos humanos a lo largo del tiempo.

• Asegure la calidad de los datos

Hay que prestar mucha atención a la hora  de diseñar los instrumentos de recolección de información para garantizar que minimicen  el potencial de error humano y que sigan   siendo relevantes a pesar de los cambios en otras partes del sistema. Guiar a los usuarios en la entrada de datos con reglas de validación claras, listas desplegables fijas o, mejor aún, enlaces dinámicos o referencias a otras bases de datos relacionadas, es una forma de garantizar que los datos recopilados sean de máxima calidad.

• Registro de auditoría: Entienda lo que ocurre con sus datos a lo largo del tiempo

Tener una única versión de la verdad fácilmente accesible para quienes la necesitan es conveniente, pero a veces poder ver el historial de cambios puede ser clave para el cumplimiento de la normativa y la seguridad, así como para la prestación de un servicio óptimo. Sí es fundamental saber quién hizo qué a los datos y cuándo, asegúrese de invertir en sistemas que hagan un seguimiento de los cambios; de lo contrario, se decepcionará más adelante al descubrir que no hay forma de capturar esos datos retroactivamente.

• Analítica de autoservicio

Recopilar y almacenar datos es una cosa, pero si estos no se procesan para obtener valor, no servirán de mucho. Históricamente, la analítica de datos estaba reservada para los analistas expertos en tecnología (analistas de BI o ingenieros) que atendían las solicitudes de los usuarios empresariales no técnicos. Esto es cosa del pasado, ya que no solo es ineficaz (creando cuellos de botella innecesarios y costosos), sino que los retrasos generados por el antiguo modelo pueden tener repercusiones negativas en las métricas de su negocio. Es por esto, que le recomendamos invertir en sistemas que permitan la analítica de autoservicio.

• Equilibrio entre accesibilidad y seguridad

Usted no quiere que las medidas de seguridad de sus sistemas  le impidan el acceso a los datos a las personas que los necesitan para realizar sus tareas. Del mismo modo, no es deseable que los datos sean tan accesibles que todo el mundo en la organización tenga el mismo acceso a pesar de que el 99% de los usuarios no necesiten acceder a ellos. Lograr un equilibrio en este sentido es clave y es más fácil de conseguir cuando los modelos de gobierno de datos y de permisos de acceso son precisos (micro vs. macro). Debe quedar claro dentro de su sistema si un usuario o grupo de usuarios necesita crear, leer, actualizar o eliminar (CRUD en inglés) un conjunto de datos determinado y las funciones y permisos asignados deben reflejar esas necesidades.

• Revisar cuidadosamente las disposiciones de ciberseguridad de los sistemas utilizados

La infraestructura en la nube es preferible para la accesibilidad y el acceso, pero no todas son iguales. Una infraestructura con certificación ISO27001 debería ser lo mínimo, pero le recomendamos que busque soluciones que cifren los datos no solo en tránsito (SSL de 256 bits SHA), sino también en reposo. Desconfíe de trabajar con aplicaciones centradas en las PYMES, ya que pueden aumentar su exposición al riesgo y disminuir el control sobre su información.

• Considere los requisitos de localización

Cada vez más organizaciones son internacionales y operan a través de las fronteras con equipos multinacionales. Los flujos de información complejos y que involucran múltiples partes, pueden requerir versiones localizadas de los sistemas para recoger datos de los grupos de interés dentro y fuera de la organización. Invertir desde el principio en sistemas que permitan la traducción gestionada por el usuario puede ser una ventaja más adelante cuando se busque ampliar la plataforma a usuarios que trabajen en otros idiomas.

• Invertir en plataformas que impulsen prácticas modernas de gestión de datos

Asegúrese que los sistemas en los que invierte se adaptan fácilmente a sus necesidades y pueden crecer con usted a medida que estas evolucionan. Si la gestión de datos va a ser una parte fundamental en su organización en el futuro, usted querrá trabajar con socios que puedan garantizar el tiempo de disponibilidad de la plataforma (uptime) y ofrecer una asistencia que elimine las preocupaciones de su día a día y le dé tranquilidad.

Implementando una plataforma moderna de gestión de datos

La gestión de datos varía en función de su negocio, su sector y sus objetivos específicos, por eso es fundamental que encuentre la plataforma de gestión de datos que mejor se adapte a su organización y que ofrezca competencias modernas de gestión de datos. Aunque la inversión en una plataforma como esta puede generar temores por los costos iniciales, a largo plazo valdrá la pena.

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Algunas de nuestras fuentes:

• https://tdwi.org/articles/2021/06/21/diq-all-best-practices-to-modernize-your-data-management.aspx
• https://www.dataversity.net/seven-data-management-tips-and-best-practices-for-small-business-owners/#
• https://www.cio.com/article/3604333/7-tips-for-modernizing-data-management.html?upd=1627053297710