¿Qué Son los Sistemas de Gestión de información End-to-end?

​​Mientras que el enfoque tradicional de la gestión de información empresarial considera el uso de múltiples herramientas para abordar todas las etapas del ciclo de vida de la información, disponer de un sistema de gestión de datos unificado que cubra todo, desde la recolección de datos hasta la analítica de BI, presenta ventajas que no pueden ni deben pasarse por alto.

En un entorno empresarial moderno, prácticamente todos los programas de software recopilan información con la cual también interactúan, lo que hace que la información sea uno de los activos más importantes que las empresas deben aprovechar no solo para ser competitivas, sino también eficaces en la prestación de sus servicios. 

Recopilamos, almacenamos, fusionamos, visualizamos y analizamos información, con la esperanza de que al hacerlo seamos capaces de tomar mejores decisiones. Tener procesos eficaces definidos para gestionar toda esta información ayuda a maximizar el valor de la misma.

¿Qué es la Gestión de Información?

La gestión de información es un conjunto de procesos cuyo objetivo es racionalizar y optimizar el modo en que las organizaciones recopilan, almacenan, acceden y protegen los datos procedentes de diversas fuentes.

La gestión de información abarca estas etapas básicas: recopilación, almacenamiento y procesamiento (fusión, visualización y análisis). Tradicionalmente, las organizaciones abordaban cada una de estas etapas o funciones utilizando diferentes herramientas especializadas en una sola etapa del ciclo de vida de los datos. 

Anteriormente era común utilizar herramientas estándar como Survey Monkey o Google Forms para recopilar los datos primarios, almacenarlos en Microsoft Excel, Access o en bases de datos más avanzadas (MySQL, etc.) y confiar en herramientas de inteligencia empresarial como PowerBI o Tableau para visualizarlos y analizarlos. 

Hoy en día, con el ritmo acelerado del mundo en el que vivimos y trabajamos, tener ese enfoque de la gestión de información empresarial puede ser ineficaz. Para explicar esto, hay que tener en cuenta 3 cosas:

• Flexibilidad y coherencia
• Simplicidad y rentabilidad
• Seguridad y gobernanza de los datos

Flexibilidad y Coherencia

Para que un sistema de  gestión de información funcione bien de principio a fin (desde la recopilación de datos hasta el análisis), los sistemas deben estar alineados. Si cambiamos la forma en que queremos recopilar o almacenar los datos, habrá que hacer cambios coherentes en la forma de procesarlos o visualizarlos. Las organizaciones que operan en contextos complejos deben hacer cambios para mantenerse sincronizadas con el entorno que las rodea, las cosas cambian y, por lo tanto, también deben adaptarse. Los costos financieros y de tiempo que suponen estos cambios serán sin duda mayores cuanto más sistemas intervengan en la ecuación, ya que representan más variables  que mantener alineadas... lograr la consistencia una vez es una cosa, mantener diversos segmentos consistentes cuando también se requiere flexibilidad es otra. 

Simplicidad y Rentabilidad

Capacitar a su personal en tres o cuatro sistemas y sus interconexiones será una tarea mayor que entrenarlos en un sistema de gestión de información end-to-end (E2e) único. Reducir la cantidad de softwares que se tienen no solo reducirá los gastos, sino que también evitará sorpresas cuando una actualización para un segmento cause estragos en otras partes de la cadena. Las grandes empresas tienen personas asignadas a cada área y a cada interconexión, pero tener un sistema todo en uno evita problemas de integración, reduce los dolores de cabeza y cuesta menos de gestionar y operar. 

Seguridad y Gobernanza de los Datos

En un mundo ideal, los administradores de sistemas tienen pleno control y visibilidad sobre quién puede ver, crear, editar y eliminar información en sus sistemas; esto es fundamental para garantizar que las personas tengan acceso a lo que necesitan para hacer su trabajo. La ciberseguridad es tan fuerte como el eslabón más débil de esa cadena y, la mayoría de las veces, ese eslabón es el aspecto humano. Nos olvidamos, omitimos y cometemos errores y es poco probable que eso desaparezca para siempre. Es fundamental minimizar la exposición mediante mecanismos precisos de gobernanza de datos; sin embargo, cuando se tienen varios sistemas en los que se tienen múltiples credenciales y tipologías de acceso, eso sin duda no hace más que complicar la vida a la hora de intentar contener o prevenir una brecha.

¿Qué es un sistema de gestión de información end-to-end?

Según Investopedia, End-to-end describe un proceso que lleva un sistema o servicio de principio a fin y ofrece una solución funcional completa, normalmente sin necesidad de obtener nada de un tercero. En resumen, esto significa que todas las funciones de gestión de datos de las que hablamos se consolidan en una sola plataforma.

Tenerlo todo en uno es una de las propuestas de valor más antiguas y suele suponer un ahorro de costos y tiempo. Las ventajas de utilizar un sistema de gestión de datos E2e van aún más allá:

• Garantizar una única fuente
• Consolidar múltiples funciones de gestión de datos en una única solución
• Eliminar los riesgos ocultos
• Facilitar la toma de decisiones basada en una imagen operativa común
• Racionalizar los procesos operativos eliminando los cuellos de botella
• Garantizar la seguridad de los datos y su cumplimiento con leyes de protección de datos
• Procesos de datos coherentes en todos los equipos y departamentos

¿Mi Sistema de Gestión de Información Debe ser E2e?

Para quienes operan en entornos cambiantes, invertir en una solución de gestión de información E2e es una forma de preparar sus sistemas de datos para el futuro, reduciendo la cantidad de trabajo necesario para mantener los sistemas sincronizados con un contexto complejo. Como ya se ha dicho, esto no solo reducirá los costos y mejorará la eficiencia operativa al simplificar las cosas, sino que también es la mejor práctica para garantizar unos mecanismos adecuados de gobernanza y seguridad de la información. 

Lo que es más difícil de conseguir tecnológicamente es un sistema que pueda ser operado por usuarios no técnicos -sin necesidad de código-, pero cada vez más gente, incluido nuestro equipo de AKTEK, está demostrando que esto es posible.

Si quiere hablar de cómo los sistemas de gestión de datos E2e pueden facilitarle la vida, no dude en ponerse en contacto con nosotros.